Quando servirsi del software gestione visitatori in azienda

Le occasioni per cui un’azienda deve invitare ospiti e visitatori registrando le loro presenze per partecipare a eventi o manifestazioni sono numerose e di diverso tipo.

Tutte queste funzionalità devono essere integrate con quelle dei dipendenti e dei fornitori, i cui ingressi spesso si sovrappongono a quelli di persone estranee all’azienda.

Le registrazioni aumentano di numero in alcune particolari occasioni, come appuntamenti fieristici, meeting e presentazioni di nuovi prodotti.

In tutte queste occasioni diventa indispensabile verificare i requisiti di accesso, che non possono richiedere troppo tempo per l’espletamento delle pratiche.

Attraverso specifiche piattaforme informatiche, viene offerta l’opportunità di realizzare una raccolta dati unica, eliminando registri cartacei e abbreviando moltissimo le tempistiche.

I sistemi automatici di registrazione degli ingressi contribuiscono inoltre a migliorare l’immagine dell’azienda che può contare su una gestione intelligente di gran parte delle procedure burocratiche.

QenteR è un sistema gestionale che consente di controllare gli ingressi aziendali in maniera semplice, sicura e veloce: si tratta di una soluzione conforme alla normativa europea GDPR in grado di garantire sicurezza e privacy sia all’azienda che ai visitatori.

Fattori discriminanti del software gestione visitatori in azienda

Per velocizzare il processo di accredito, il software gestione visitatori in azienda abbina l’utilizzo di badge rilasciati dopo la registrazione con codici personalizzati e definiti in base ai dati anagrafici del visitatore.

In questo modo la procedura è collegabile a tutte le postazioni informatiche dell’azienda, predisposte per tale impiego, in modo tale da ottimizzare i flussi di visitatori in base alle previsioni dei numeri di ingresso.

In caso di ospiti abituali, il software non richiede ogni volta le credenziali in quanto si comporta in maniera intelligente e flessibile.

Un dispositivo del genere trova largo impiego sia per visitatori esterni che per il personale operativo, in modo tale da avere costantemente il polso della situazione anche in condizioni di emergenza.

Attraverso un controllo digitale altamente specializzato come quello gestito dal software, è possibile monitorare gli ingressi, le uscite e le presenze in aree di accesso consentito oppure in zone precluse.

Vantaggi offerti da un software gestione visitatori in azienda

Oltre alla velocizzazione delle procedure, un sistema digitale di tracciamento degli ingressi garantisce al visitatore la migliore compliance con l’azienda, in quanto vengono eliminati disturbi e interferenze di qualsiasi genere, soprattutto se si tratta di clienti abituali ormai impratichiti sull’impiego del software.

Lo sviluppo di applicazioni per il controllo degli ingressi presuppone anche un contenimento delle spese, dato che non è più necessaria la presenza di persone fisiche all’ingresso delle aziende, non essendo più indispensabile la compilazione di documenti cartacei.